1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt
Verantwortlich für dieses Neukundenformular ist die Horstmann GmbH & Co. KG, Herforder Straße 120, 33602 Bielefeld. Telefon: 0521 / 96472-0; E-Mail: verkauf@horstmann-grosshandel.de.
Datenschutzbeauftragter: Lutz Horstmann-Eickhoff, Herforder Straße 120, 33602 Bielefeld; E-Mail: LHE@horstmann-grosshandel.de.
2. Welche Angaben wir verarbeiten
Wir verarbeiten die Angaben, die Sie im Neukundenformular eintragen: die gewünschte Kontoart, gegebenenfalls den bevorzugten Standort, Firma oder Namen, Branche, Anschrift, Website, Ansprechperson sowie E-Mail-Adresse und weitere von Ihnen angegebene Kontaktdaten. Dazu kommen gegebenenfalls eine abweichende Lieferanschrift, Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse, der Wunsch nach Bankeinzug, Ihre Nachricht und freiwillig hochgeladene Unterlagen wie Visitenkarte oder Geschäftsbogen.
Bitte übermitteln Sie nur Angaben und Unterlagen, die für Ihre Kundenanfrage erforderlich sind. Die mit einem Stern gekennzeichneten Felder benötigen wir zur Bearbeitung. Weitere Angaben und Dateiuploads sind freiwillig. Ohne die erforderlichen Angaben kann die Anfrage über das Formular nicht abgesendet werden.
3. Zweck und Rechtsgrundlagen
Wir verwenden Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu prüfen, Rückfragen zu beantworten, eine mögliche Geschäftsbeziehung vorzubereiten und nach Freigabe ein Kundenkonto einzurichten. Bei Anfragen für Ihre eigene Person erfolgt dies zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Bei Ansprechpersonen eines Unternehmens beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht darin, Geschäftsanfragen zu bearbeiten und mit dem anfragenden Unternehmen zu kommunizieren. Gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Ein Wunsch nach Bankeinzug ist noch kein SEPA-Lastschriftmandat. Die Anfrage führt auch noch nicht zur verbindlichen Vereinbarung von Zahlungs- oder Preiskonditionen.
4. Bearbeitung in Odoo und PDF-Dokumentation
Die Anfrage wird in unserem Odoo-System gespeichert und von der Buchhaltung bearbeitet. Nach interner Freigabe wird ein ausgefülltes Neukundenformular als PDF erzeugt, beim Vorgang abgelegt und per E-Mail an unsere Buchhaltung unter buchhaltung@horstmann-grosshandel.de übermittelt. Das PDF kann neben Ihren Angaben auch die von uns ergänzten internen Angaben zur Kundenanlage enthalten. Die Entscheidung über die Freigabe trifft eine zuständige Person; über dieses Formular erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO.
5. Empfänger und technische Dienstleister
Zugriff erhalten die für Kundenanlage, Buchhaltung und gegebenenfalls Vertrieb zuständigen Beschäftigten, soweit dies für ihre Aufgaben erforderlich ist. Für die technische Bereitstellung und Verarbeitung nutzen wir Odoo Online der Odoo S.A., Belgien, sowie die eingesetzten IT- und E-Mail-Dienstleister. Diese können Daten im Rahmen der Bereitstellung, Wartung, Absicherung und Sicherung der Systeme verarbeiten. Auftragsverarbeiter werden auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere Art. 28 DSGVO, eingesetzt.
Bei einer Verarbeitung durch Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sind zusätzlich die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten. Auskunft zu den für Ihre Daten eingesetzten Dienstleistern und gegebenenfalls einschlägigen Übermittlungsgarantien erhalten Sie über unseren Datenschutzkontakt.
6. Technischer Aufruf, Cookies und Sicherheit
Beim Aufruf können technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite, Browserinformationen und Zugriffsstatus. Dies dient der Auslieferung der Seite, ihrer Funktionsfähigkeit und der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb.
Technisch notwendige Cookies können zur Sitzungsverwaltung und für Formularfunktionen eingesetzt werden. Soweit sie für die Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten Dienstes erforderlich sind, erfolgt ihr Einsatz auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Optionale Cookies dürfen nur entsprechend einer gegebenenfalls abgefragten Einwilligung eingesetzt werden. Die Übertragung dieser Formularseite erfolgt verschlüsselt über HTTPS.
7. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Anfrage und die zugehörigen Unterlagen so lange, wie dies für die Prüfung, Rückfragen und den Aufbau der Geschäftsbeziehung erforderlich ist. Kommt keine Geschäftsbeziehung zustande, werden die Daten gelöscht, sobald keine Bearbeitungs-, Nachweis- oder gesetzlichen Aufbewahrungsgründe mehr bestehen. Bei einer Kundenanlage werden die erforderlichen Daten in der Kundenverwaltung weiterverarbeitet. Für aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Fristen; danach werden die Daten gelöscht, soweit kein anderer zulässiger Speichergrund besteht.
8. Ihre Rechte
Sie haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Bitte wenden Sie sich dazu an unseren Datenschutzkontakt.
Außerdem können Sie sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für Nordrhein-Westfalen ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf; E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.
Stand: 22. Oktober 2026. Diese Hinweise beziehen sich auf das Neukundenformular und dessen Bearbeitung.